lunes, 6 de julio de 2009
Hace poco más de un año descubrí una serie de herramientas que he venido aplicando en mi vida profesional y como rotario, algunas han funcionado muy bien y otras no tanto, pero lo mejor es que no he debido gastar ni un solo centavo.

Nuestro club está localizado en una isla cuya economía se basa en el turismo por lo que recibimos muchos rotarios en compensación, durante muchos años hemos tenido una placa en el aeropuerto que ha sido la principal fuente de información para los rotarios que visitan nuestra isla; La otra fuente de información sobre nuestro club es la página de Rotary International estos dos medios tienen varios problemas en común:

  • Son difíciles de actualizar.
  • No podemos controlar su ubicación.
  • No ofrecen mucha información.
  • Solo ofrecen comunicación en una vía.

Desde hace varios años nuestro club estaba analizando la posibilidad de hacer una página web pero este proyecto siempre se aplazaba porque no había el presupuesto o porque no había claridad sobre la importancia que podría tener esta página para nuestro club, por todas estas razones decidí averiguar que opciones existían en Internet para clubes de bajo presupuesto como el nuestro y lo que descubrí ha sido tan importante que por eso he decidido compartirlo con todos ustedes.


Nuestra página se ha convertido en una ventana al mundo, por medio de ella muchos Rotarios que vienen a compensar a nuestra isla encuentran toda la información sobre nuestro club.
Para crear nuestra página web utilizamos los servicios gratuitos de Google Apps que nos ofrece mucho mas que una página web, esta herramienta es nuestro principal medio de comunicación, a través de este servicio tenemos:

1.1. Google Sites: Página Web
1.2. Gmail: Muchas personas son celosas con su información de contacto, por eso decidimos crear una cuenta de correo para cada uno de los miembros del club (nombreapellido@rotarysanandres.org) y generalmente se configura para que reenvíe la información a la cuenta privada de la persona, de esta forma todos los socios del club pueden comunicarse entre si, adicionalmente creamos listas de distribución según las necesidades como por ejemplo:

1.2.1. comunicacioninterna: para enviar información a todos los socios
1.2.2. juntadirectiva: para enviar información a todos los socios
1.2.3. presidente, secretario, etc: estas listas se actualizan con la dirección personal de la persona que ejerza el cargo en el momento, por lo tanto si usted no sabe quien es el presidente del club pero necesita escribirle hágalo a la dirección presidente@rotarysanandres.org y su mensaje llegara al presidente de turno.

1.3. Google Docs: Para crear y compartir documentos, esta herramienta la utilizamos para compartir los estatutos y reglamentos del club, de la fundación rotaria y ademas las actas de las reuniones.

1.4. Google Calendar: Nuestro Club al igual que cualquier club de rotary se basa en la amistad y que mejor forma de fortalecer los lazos de amistad entre los miembros del club que contar con recordatorios de los cumpleaños y los aniversarios de los rotarios y sus cónyuges, esta es la función principal de nuestro calendario, pero adicionalmente lo utilizamos para recordatorios de eventos.

1.5. Google Talk: Este servicio permite chatear entre usuarios de Gmail, es el servicio que menos utilizamos porque en nuestro medio es mas fuerte el MSN (Live) messenger.

1.6. Página de Inicio: Es una página que nos permite mostrar en un solo lugar información de los otros servicios.


Esta es una herramienta que apenas estamos probando y esperamos que en algún momento se pueda convertir en el principal medio de comunicación entre el club y la comunidad.
Queremos que nuestro blog se convierta en un foro donde la gente de nuestra comunidad pueda expresar su opinión sobre diferentes temas.


En nuestra comunidad Facebook es la red social mas popular, pero existen muchas otras como MySpace, Hi5, etc. si es posible cree una página en alguna de estas redes e invite a sus amigos a formar parte de ella, es una excelente forma de promover eventos y divulgar las actividades del club, ademas es un buen espacio para compartir fotografías y estrechar los lazos de amistad entre los miembros del club, este es nuestro grupo de facebook.


Últimamente los controles antispam se han vuelto mas duros, haciendo cada vez mas difícil la comunicación con grandes grupos de personas, esta herramienta nos permite crear listas de suscriptores que deseen recibir información de nuestro club, es muy importante invitar a formar parte de esta lista a sus patrocinadores, a los medios de comunicación local y a cualquier persona que considere que deba recibir información sobre su club.
Ademas nos dan la facilidad de crear una caja de suscripciones, como la que muestro a continuación para publicarla en nuestro blog o en nuestra página web.

Para donar

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